Der Schutz personenbezogener Daten unserer Ansprechpartner bei Kunden, Vertriebspartnern, Lieferanten und Partnern (nachfolgend “Geschäftspartner”) bei Verwendung von Videokonferenztools ist der EDAG Engineering GmbH (nachfolgend „EDAG“) ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeitet EDAG personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit wie nachfolgend beschrieben.
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
EDAG Engineering GmbH
Kreuzberger Ring 40
65205 Wiesbaden
Tel.: +49 611 7375-0
Fax: +49 611 7375-265
E-Mail: info[at]edag.com
Website: www.edag-engineering.de
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
INTARGIA Managementberatung GmbH
Dreieich Plaza 2a
63303 Dreieich
E-Mail: datenschutz[at]edag.com
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen usw. die folgenden Videokonferenztools der nachstehenden Anbieter:
Der Einsatz der Videokonferenztools ermöglicht es uns, Besprechungen und Termine mit unseren Geschäftspartnern und Kunden auf unkomplizierte Weise im Wege von Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen und so nicht nur die Abstandsregeln einzuhalten, sondern auch Fahrtkosten und Wegezeiten für alle Gesprächspartner zu reduzieren.
Durch die Nutzung der oben genannten Videokonferenztools werden unter anderem folgende personenbezogenen Daten erhoben:
(1) Name, Vorname
(2) Geschäftliche E-Mail-Adresse
Bei Einwahl mit dem Telefon werden die folgenden Daten erhoben:
(1) Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer
(2) Ländername
(3) Start- und Endzeit
Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und - falls gewünscht - zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über das verwendete Videokonferenztool abschalten bzw. stummstellen.
2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten unserer Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenztools personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung sein, so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen.
Soweit Online-Meetings und Videokonferenzen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser berechtigtes Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen.
Im Falle des Vorliegens einer Einwilligung des Nutzers ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Dies kann der Fall sein, wenn eine Aufzeichnung von Onlinemeetings oder Videokonferenzen vorgenommen werden soll. Dazu werden alle geplanten Gesprächspartner im Vorfeld transparent informiert und von Ihnen eine ausdrückliche Einwilligung in Text- oder Schriftform eingeholt.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Anbieter der Videokonferenztools verarbeiten die eingegebenen personenbezogenen Daten in unserem Auftrag für die Teilnahme und Durchführung von geplanten Online-Meetings und Besprechungen unter Einsatz der Videokonferenztools.
Mit den oben genannten Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, sodass ein notwendiger Austausch von personenbezogenen Daten im Rahmen des Auftragsverhältnisses abgedeckt ist.
Eine Weitergabe oder Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen Zwecken erfolgt nicht, es sei denn, sie sind zur Weitergabe bestimmt oder wir wurden von Ihnen dazu berechtigt. Inhalte aus Online-Meetings oder Videokonferenzen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen können häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und sind damit ggf. zur Weitergabe bestimmt. Dies ergibt sich dann jedoch aus den vertraglichen Beziehungen der jeweils betroffenen Gesprächspartner.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch die Anbieter der Videokonferenzsoftware erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen des jeweiligen Anbieters.
Cisco WebEx verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert: https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html
Microsoft Teams verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls in den USA . Nähere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview
Skype for Business verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls in den USA. Nähere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier: https://support.skype.com/de/skype/all/privacy-security/privacy-settings/ und https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement .
4. Dauer der Speicherung
Wenn Sie bei Cisco WebEx als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (u.a. Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Cisco WebEx gespeichert werden.
Wenn Sie bei Microsoft Teams als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (u.a. Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Jahr bei Microsoft gespeichert werden.
Wenn Sie bei Skype for Business als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (u.a. Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Jahr bei Microsoft gespeichert werden.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Sie können die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten dadurch verhindern, dass Sie eine über die oben genannten Anbieter erfolgte Einladung zu einer Besprechung per Videokonferenz oder Online-Meeting ablehnen. In diesen Fällen können wir die geplante Besprechung auf diesem Wege nicht durchführen.
Ggf. kann dann auf eine (klassische) Telefonkonferenz unter Angabe von Einwahldaten ohne die Möglichkeit der Videoteilnahme und Sharing-Funktionen von Inhalten und Dokumenten stattfinden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit im Umfang von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir verarbeiten.
2. Recht auf Berichtigung und Ergänzung
Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie im Umfang von Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
4. Recht auf Löschung
Sie können im Umfang von Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung und mithilfe automatisierter Verfahren, so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
6. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Stand: Januar 2023